Quy luật Parkinson bắt nguồn từ một câu nói nổi tiếng của nhà sử học người Anh Cyril Northcote Parkinson: “Work expands so as to fill the time available for its completion”.
Câu nói này được hiểu đơn giản là nếu bạn được giao hoàn thành một nhiệm vụ trong vòng 3 ngày, trong khi thực tế, bạn chỉ cần 3 tiếng để thực hiện nó, thì công việc đó sẽ tự trở nên phức tạp hơn và thực sự kéo dài trong 3 ngày.
Chỉ nhờ câu nói này, nhiều người đã cải thiện được hiệu suất công việc và trở nên thành công hơn. Nếu như bạn cũng muốn làm việc thông minh và hiệu quả hơn, tôi có một vài gợi ý giúp bạn áp dụng quy luật Parkinson cho công việc và cuộc sống của mình.
Quy luật Parkinson trong quản lý thời gian
Vào năm 1955, bài viết của Parkinson được đăng trên tờ The Economist đã gây chú ý lớn. Nổi bật nhất là một đoạn, kể về việc ông quan sát một người phụ nữ lớn tuổi dành cả một ngày trời để viết và gửi bưu thiếp cho cháu gái. Bà đã dành một giờ để tìm bưu thiếp, một giờ nữa để tìm kính, nửa giờ tìm địa chỉ, một giờ rưỡi để viết và 20 phút để quyết định có mang theo ô hay không, khi đem bưu thiếp đến hộp thư ở ngay đường kế bên.
Tất cả những việc này có thể chỉ mất 3 phút để thực hiện nhưng lại khiến một người phụ nữ bận rộn cả ngày trời.
Từ góc nhìn này, quy luật Parkinson phát biểu, nếu bạn càng có nhiều thời gian để làm một nhiệm vụ, bạn càng mất nhiều thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đó.
Một số nghiên cứu cho thấy rằng khi mọi người được giao thực hiện một nhiệm vụ, họ thường nghĩ về việc “mình có bao nhiêu thời gian để hoàn thành?” hơn là “mình cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành?”. Chính tư duy này đã dẫn đến việc lãng phí thời gian một cách không cần thiết và làm việc không hiệu quả.
Cùng với đó, một trong những vấn đề mà ai cũng thường xuyên mắc phải đó là sự trì hoãn. Có thể vì quá chủ quan khi có nhiều thời gian, nên họ trì hoãn, làm việc khác thay thế hoặc vui chơi quên nhiệm vụ. Họ dễ dàng tặc lưỡi: “Còn nhiều thời gian, sao phải vội?”. Cứ như thế, đến khi chỉ còn cách deadline một khoảng mong manh, mọi người mới cuống cuồng chạy đua để hoàn thành công việc.
Nhiều khả năng, công việc vẫn hoàn thành đúng hẹn. Nhưng việc chạy theo deadline có thể dẫn đến nhiều hệ lụy. Nhất là khi bạn thực hiện trót lọt một lần, bạn dễ quen thói “nước đến chân mới nhảy”, thường xuyên đặt mình vào trạng thái căng thẳng xử lý công việc trong thời gian gấp rút. Khi có quá nhiều việc, lặp lại nhiều lần trong một khoảng thời gian dài, bạn có thể đối mặt với “burnout” – cạn kiệt năng lượng. Chắc chắn, hiệu suất công việc của bạn cũng sẽ không cao.
Làm thế nào để áp dụng quy luật Parkinson trong công việc?
Đặt ra thời hạn hoàn thành công việc hợp lý và hiệu quả
Trước khi đi vào phần áp dụng quy luật Parkinson để cải thiện hiệu suất công việc, tôi muốn các bạn lưu ý một điểm. Đó là làm thế nào để đặt ra thời hạn hoàn thành công việc phù hợp với năng lực của bản thân. Ví dụ: Với năng lực hiện tại, bạn cần 2 tiếng để hoàn thành một bài viết 1000 chữ. Nhưng với một người khác, họ chỉ cần 30 phút. Nếu bạn đặt thời hạn 30 phút cho mình, có thể dẫn đến quá áp lực và không thể hoàn thành đúng thời hạn đặt ra.
Bởi vậy, bạn cần hiểu rõ về bản thân, năng lực, điểm mạnh, điểm yếu của mình để đưa ra một thời hạn cụ thể và phù hợp (nhưng cũng cần có tính thử thách, đặc biệt với những ai đang làm việc tự do).
Trước hết, bạn hãy liệt kê những công việc thường xuyên phải xử lý trong ngày.
Sau đó, hãy đặt đồng hồ theo dõi thời gian bạn hoàn thành những công việc này. Để nâng cao sự tập trung, bạn có thể sử dụng phương pháp Pomodoro hoặc sử dụng những mẹo nhỏ giúp nâng cao sự tập trung đã được The Introvert Writer giới thiệu. Hãy dành khoảng 1 tuần theo dõi những nhiệm vụ thường xuyên phải thực hiện, ghi lại và đo lường thời gian trung bình bạn cần bỏ ra để hoàn thành từng nhiệm vụ.
Song song với việc theo dõi thời gian hoàn thành công việc, bạn cũng nên ghi chép lại toàn bộ quá trình làm việc. Kể cả việc bạn nghỉ ngơi giữa các nhiệm vụ hay đã xao nhãng thế nào khi thực hiện các nhiệm vụ trong ngày. Từ đó, bạn có thể cân nhắc điều chỉnh thời gian hợp lý cho bản thân.
Một số ứng dụng theo dõi thời gian bạn có thể sử dụng như:
- Toggl giúp theo dõi thời gian
- Harvest giúp theo dõi giờ giấc và chi phí theo nhóm
- Everhour để theo dõi và quản lý làm việc nhóm
- HourStack giúp theo dõi thời gian theo các định dạng khác nhau
- RescueTime giúp loại bỏ xao nhãng
Cuối cùng, hãy thử cắt giảm thời gian cho những nhiệm vụ này xuống một mốc ngắn hơn nữa. Ví dụ, nhận thấy rằng mình cần trung bình khoảng 2 tiếng để viết một bài viết 1000 chữ, bạn hãy thử giảm xuống còn 1 tiếng 30 phút xem mình có thể hoàn thành đúng hạn hay không. Liên tục điều chỉnh như vậy cho đến khi bạn chạm được giới hạn của bản thân – khoảng thời gian khiến bạn thấy thoải mái nhưng cũng có chút thử thách để hoàn thành nhiệm vụ.
Bằng những cách này, bạn có thể tìm thấy được thời gian ngắn nhất và cần thiết giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Tối ưu thời gian làm việc dựa trên quy luật Parkinson
Tim Ferriss, tác giả cuốn sách nổi tiếng “Tuần làm việc 4 giờ” cho rằng, nếu chỉ được giao một ngày để hoàn thành một dự án, bạn sẽ buộc phải cực kỳ tập trung để hoàn thành đúng thời hạn. Không những thế, “cái khó ló cái khôn”, bạn có thể sẽ biết cách tập trung vào hoàn thành những điều quan trọng và cần thiết và bỏ qua những điều rườm rà, không đáng có của dự án.
Nhưng khi được giao một tuần để làm cùng một nhiệm vụ, có thể bạn sẽ dành sáu ngày đầu chỉ để suy nghĩ lan man quá mức về dự án. Cuối cùng, toàn bộ công việc cũng chỉ cần một ngày để hoàn thành. Lúc này, bạn sẽ ngạc nhiên về số lượng công việc bạn có thể làm chỉ trong một khoảng thời gian ngắn.
Từ những suy nghĩ này đã khiến Tim Ferriss chỉ ra cách thức giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn. Đó là chọn ra những nhiệm vụ quan trọng nhất đóng góp vào phần lớn thu nhập và đặt những deadline cực ngắn và rõ ràng cho những công việc này. (Nguyên văn: “Identify the few critical tasks that contribute most to income and schedule them with *very short* and clear deadlines”).
Để các bạn thuận tiện áp dụng vào cuộc sống, tôi sẽ phân chia thành các bước giúp bạn dễ dàng thực hiện như dưới đây:
- Tìm ra những nhiệm vụ quan trọng nhất đóng góp vào phần lớn thu nhập của bạn.
Bằng cách sử dụng ma trận Eisenhower hoặc phương pháp lên danh sách và loại trừ như tôi đã từng trình bày trong bài viết về nâng cao năng suất làm việc. - Bóc tách những nhiệm vụ này thành những nhiệm vụ nhỏ hơn và dễ dàng hoàn thành hơn.
Ví dụ: Tôi có một nhiệm vụ là viết khóa học làm blog miễn phí. Tôi có thể chia nhỏ ra thành những nhiệm vụ như nghiên cứu, viết nháp, thiết kế hình ảnh, phỏng vấn bạn đọc về những băn khoăn của họ khi làm blog, vân vân. - Đặt và chia nhỏ deadline cho các nhiệm vụ
Bạn có thể sử dụng các bước tôi đã trình bày trong phần “đặt ra thời hạn hoàn thành công việc hợp lý và hiệu quả” để tạo deadline cho bản thân. Nếu có những dự án deadline tính bằng tháng, hãy tiếp tục chia nhỏ thời hạn này thành những mốc nhỏ hơn nữa, theo ngày hoặc giờ để giúp bạn tập trung hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng hơn.
Ví dụ: Tôi đặt ra thời hạn 3 tuần để viết khóa học làm blog. Một trong những nhiệm vụ cần làm là nghiên cứu tài liệu. Tôi dành ra 1 tuần để làm việc này. Trong một tuần này, mỗi ngày tôi sẽ nghiên cứu về một chủ đề khác nhau. Một ngày để tìm kiếm tư liệu về các cách quảng bá cho blog. Một ngày để tìm kiếm tư liệu cho các cách kiếm tiền từ blog, vân vân. - Đặt ra thời gian kết thúc công việc trong ngày (đặc biệt với ai làm việc tự do)
Dù làm việc tự do, tôi vẫn đặt cho mình thời gian kết thúc công việc một ngày muộn nhất là vào lúc 5 giờ chiều. Đây là thời gian tôi dừng lại mọi công việc để tắm rửa, chơi với con và nấu bữa tối. Trong một ngày làm việc, tôi chọn một công việc quan trọng nhất và luôn hoàn thành công việc này trước 5 giờ chiều, dù có vấn đề gì đi chăng nữa. Chính vì việc đặt thời hạn như thế này khiến tôi chủ động trong công việc và tránh được nhiều sự trì hoãn, xao nhãng không đáng có.
Tôi nghĩ rằng, nếu bạn hiểu đúng và biết cách áp dụng thuần thục quy luật Parkinson vào cuộc sống, chắc chắn, bạn sẽ cải thiện được hiệu suất làm việc của mình.
Với tôi, điều quan trọng nhất không phải là làm việc chăm chỉ hơn và làm được nhiều việc hơn. Mục đích mà tôi luôn hướng đến trên hành trình của mình đó là làm thế nào để làm được những việc quan trọng nhất, với chất lượng tốt nhất, trong khoảng thời gian ngắn hơn. Bởi như vậy, tôi mới không phải hy sinh những điều quan trọng khác trong cuộc sống. Đó là gia đình, là hạnh phúc cá nhân tôi.
Khi bạn sẵn sàng, đây là 4 cách mình có thể giúp bạn:
1. Đặt lịch hẹn tư vấn miễn phí 30 phút với The Introvert Writer để được giải đáp các vấn đề liên quan đến hiểu về bản thân, rèn luyện tư duy, kỹ năng phù hợp để tự tin phát triển bản thân và sự nghiệp.
2. Sử dụng các dịch vụ done-for-you từ The Introvert Writer để rút ngắn hành trình phát triển của bạn. Hiện tại mình đang cung cấp dịch vụ tạo blog cá nhân và dịch vụ viết bài chuyên nghiệp.
3. Tham gia các khoá học online tự học theo tiến độ với chi phí hợp lý giúp phát triển kỹ năng (Kickstart Your Website nhằm phát triển kỹ năng làm blog/website, Writing Online Jumpstart nhằm phát triển kỹ năng viết online).
4. Tham gia các khoá học đồng hành 1:1 (5 khoá chuyên biệt – Write to Success về viết, Dreamer to Blogger về blog, Your Heart Centered Brand về thương hiệu cá nhân, Product Service Blueprint về sản phẩm dịch vụ, Way to Freedom – khoá học đặc biệt chuyên sâu hướng dẫn lộ trình từ A-Z phát triển sự nghiệp tự do) để The Introvert Writer đồng hành cùng bạn phát triển kỹ năng, xây dựng sự nghiệp, tự chủ về thời gian, gia tăng thu nhập và sống đời mơ ước.
