Làm Thế Nào Để Cải Thiện Khả Năng Tập Trung Khi Làm Việc?

Tính đến thời điểm tháng 7 này thì tôi đã bắt đầu làm việc tại nhà được gần 7 tháng. Trong quá trình vừa làm việc vừa chăm sóc con nhỏ tại nhà, tôi gặp nhiều khó khăn trong việc tập trung hoàn thành mọi việc. Bởi vậy, tôi đã dành thời gian đọc và tìm hiểu những cách thức cải thiện khả năng tập trung làm việc. 

Quá trình tìm hiểu này giúp tôi biết thêm nhiều điều thú vị. Tôi thực sự rất muốn chia sẻ với mọi người tất cả những điều đã học qua một bài viết hướng dẫn toàn tập về sự tập trung. Tuy nhiên, một bài viết như vậy cần nhiều thời gian để xây dựng. Tôi quyết định chẻ nhỏ ra thành từng bài viết đơn lẻ và sau đó tạo thành một “pillar page” giúp mọi người tìm hiểu một cách hệ thống hơn. 

Trong phạm vi bài viết hôm nay, tôi muốn đưa ra một vài cách đã giúp tôi có được sự tập trung hiệu quả khi làm việc tại nhà. Hy vọng rằng, những điều này sẽ giúp ích được phần nào cho công việc của bạn.

Tạo không gian làm việc hiệu quả

Tôi đã từng học trên một chiếc bàn bừa bộn sách vở cùng đồ dùng học tập và một tỷ thứ không tên khác. Cho đến khi bố tôi phàn nàn và yêu cầu tôi dọn dẹp bàn học của mình, tôi mới chỉ lờ mờ cảm nhận được lợi ích của thói quen gọn gàng ngăn nắp. Gần đây, khi bắt đầu làm việc tại nhà, tôi nhận ra chiếc hộp ngoáy tai, vài quyển sách hay chiếc điện thoại đã khiến tôi xao nhãng khi làm việc như thế nào.

Tôi bắt đầu tin rằng, một không gian gọn gàng ngăn nắp với vừa đủ những đồ dùng cần thiết có thể làm tăng khả năng tập trung làm việc. Hiện tại, tôi đang kê một chiếc bạn ở một góc phòng có cửa sổ để làm việc. Trên bàn, tôi giữ cho mình duy nhất chiếc máy tính, một chiếc đèn bàn và một bình nước. Tuy nhiên, sau khi học hỏi được vài điều hay ho, tôi dự định sẽ nâng cấp không gian làm việc trong thời gian tới. Sau đây là hai dự định đầu tiên của tôi. Tôi nghĩ rằng nó cũng có thể là gợi ý dành cho bạn.

Sử dụng bàn làm việc đứng

Chị Linh Phan có gợi ý trong cuốn sách “Con đường trở thành Freelance Writer” về một chiếc bàn làm việc đứng. Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng tư thế đứng khi làm việc giúp giảm nguy cơ mắc bệnh tim mạch, tiểu đường, tiêu hóa, xương khớp và tăng hiệu quả công việc. 

Tôi rất thích ý tưởng kết hợp làm việc đứng và ngồi. Bởi vậy, tôi rất muốn có một chiếc bàn đứng có thể thay đổi độ cao. Tuy nhiên, giá cho một chiếc bàn này hơi mắc so với chiếc bàn thông thường. Tuy nhiên vì những lợi ích của nó, bạn có thể cân nhắc lựa chọn này nhé.

Sử dụng hai màn hình

Tại sao lại cần hai màn hình? Là vì một màn hình sẽ dành cho những công việc không cần tập trung cao độ như check email hay trả lời tin nhắn. Màn hình thứ hai chỉ dành cho công việc và không cài bất kỳ ứng dụng nào khác. Hiện tại, tôi vẫn làm việc chủ yếu với chiếc laptop cá nhân để tiện di chuyển. Bởi vậy tôi đã nghĩ ra vài cách khắc phục vấn đề này. 

Trên máy tính tôi có cài một số ứng dụng như Zalo hay Telegram. Cứ thi thoảng lại có thông báo tin nhắn khiến tôi mất tập trung. Bởi vậy, tôi đã gỡ bỏ toàn bộ những ứng dụng này trên máy tính. Khi làm việc, tôi giấu thanh tác vụ phía dưới máy tính đi và sử dụng chế độ full screen. 

Ngoài ra, tôi còn nhận thấy mình có thói quen làm việc không hiệu quả là bật nhiều tab cùng một lúc. Tôi đang cố gắng tạo thói quen chỉ mở một tab khi làm việc. Mỗi khi ghi chép và tìm kiếm thông tin xong, tôi sẽ tắt tab này đi và mở một cửa sổ mới.

Còn nhiều rất nhiều gợi ý khác để setup không gian làm việc. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết bàn làm việc tối giản từ The Hanoi Chamomile hoặc trên kênh Youtube của Ali Abdaal nhé.

Học cách nói “Không”

Steve Jobs từng nói: “Tập trung có nghĩa là biết cách nói không”

Vậy chúng ta cần nói không với những điều gì và nói không như thế nào?

Nói không với điện thoại di động

Hãy để điện thoại ra khỏi tầm với hoặc ở một phòng khác. Bạn cũng có thể tắt tất cả các thông báo trên điện thoại.

Nói không với email

Hãy đặt ra các mốc thời gian kiểm tra email cụ thể và tuân thủ lịch trình này. Ví dụ như bạn sẽ kiểm tra email hai lần trong một ngày vào lúc 10 giờ sáng và 4 giờ chiều. Bạn có thể thông báo với mọi người về việc này bằng cách đính kèm vào chữ ký dưới mỗi email bạn gửi đi.

Nói không với các đồ vật gây xao nhãng

Hãy để ý thói quen làm việc hàng ngày của bản thân để nhận biết đâu là thứ khiến bạn hay xao nhãng. Có thể bạn là người hay để đồ ăn vặt trên bàn làm việc và vừa ăn vừa làm. Hay bạn cũng hay để những cuốn truyện, tạp chí trên bàn làm việc và thi thoảng lại mở ra xem. Một khi nhận biết được, hãy tìm cách loại bỏ chúng ra khỏi khu vực làm việc của mình.

Nói không với yêu cầu từ người khác

Hãy tìm một nơi độc lập và yên tĩnh để làm việc. Khi làm việc ở nhà, trong một gia đình có nhiều thành viên, có thể mọi người sẽ hay làm phiền bạn. Bạn nên nói rõ với người thân về thời gian làm việc của mình và bày tỏ mong muốn mọi người sẽ không làm phiền bạn trong khoảng thời gian này.

Có một lưu ý là, chúng ta có thể dễ đặt ra ranh giới với người lớn nhưng với các bạn nhỏ sẽ khó khăn hơn. Em bé 2 tuổi nhà tôi rất hay vào phòng làm việc đòi cho đi vệ sinh, đòi bế, đòi đọc truyện hay chơi cùng. Làm việc ở nhà có con nhỏ sẽ không tránh khỏi những điều như thế này. Tôi xem khoảng thời gian này như một lần nghỉ giải lao. Ngay sau khi giải quyết xong nhu cầu của con, tôi sẽ lại tập trung làm việc của mình. 

Multitasking và những điều bạn cần biết

Nhiều người nghĩ rằng multitasking (làm nhiều việc cùng một lúc) sẽ khiến bạn làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, đây là một ý tưởng sai lầm. Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng não bộ của chúng ta không thể xử lý cùng một lúc nhiều việc một cách hiệu quả. Và multitasking khiến cho hiệu suất làm việc có thể giảm tới 40%.

Vậy bạn đã bao giờ multitasking chưa? Bạn có bao giờ vừa làm việc, vừa nghe một cuộc gọi? Có khi nào bạn vừa xem một video học trực tuyến nhưng trên tay vẫn cầm chiếc điện thoại nhắn tin với người khác? Hoặc bạn mở một tab khác để đọc báo hay thứ gì đó tương tự? Liệu bạn có bao giờ vừa làm việc, vừa kiểm tra email, vừa trả lời tin nhắn, vừa nói chuyện với đồng nghiệp hoặc người thân?

Tôi đã trải qua rất nhiều tình huống tương tự. Đã có lúc tôi cảm thấy như vậy sẽ giúp mình giải quyết được nhiều việc hơn. Nhưng sự thật là đến cuối ngày, danh sách công việc cần làm vẫn còn đấy. Tôi đã không thể gạch đi được một nhiệm vụ nào. 

Giải pháp cho vấn đề này là gì?

Làm việc quan trọng nhất vào lúc làm việc hiệu quả nhất

Tôi luôn lên kế hoạch những công việc cần phải làm vào ngày hôm sau từ tối hôm trước. Nhờ vậy mà ngay khi ngồi vào bàn tôi biết chính xác việc cần làm là gì mà không mất thời để lên kế hoạch. 

Từ danh sách này, tôi cũng sắp xếp mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ. Tôi cũng tự nhận thấy mình làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng sớm. Bởi vậy, tôi chọn làm nhiệm vụ quan trọng nhất vào thời điểm năng suất nhất của bản thân, ngay sau khi thực hiện các thói quen buổi sáng.

Tập trung duy nhất vào một công việc này và hoàn thành nó khiến tôi tự tin hơn trải qua phần còn lại của một ngày. Lúc này, những việc khác đều trở nên dễ dàng hơn và tôi cũng thực hiện thêm được nhiều nhiệm vụ hơn trong ngày. 

Từ ngày mai, bạn cũng hãy thử “eat the frog” – ăn con ếch xấu xí nhất (ám chỉ nhiệm vụ quan trọng nhất và có thể là khó nhằn nhất) trước tiên và trải nghiệm phần còn lại của một ngày xem bạn có cảm thấy thoải mái hơn nhiều không nhé!

Phương pháp Pomodoro của tôi

Bạn có thể sử dụng phương pháp Pomodoro trong khi làm việc. Với Pomodoro, bạn làm việc theo block 25 phút và nghỉ 5 phút. Sau một khoảng thời gian thực hiện Pomodoro, tôi thấy không thoải mái lắm khi hết 25 phút làm việc mà phải dừng lại trong khi vẫn ở trong trạng thái tập trung làm việc cao độ. Tôi đã thay đổi một chút, nâng dần thời gian lên và hiện tại đang thực hiện Pomodoro 40 phút (với điều kiện không bị xao nhãng bởi con nhỏ). 

Công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả

Ứng dụng giúp tập trung làm việc 

1. Freedom.to Loại bỏ xao nhãng từ tất cả các thiết bị của bạn
2. Forest Giúp bạn tập trung làm việc
3. Krisp.ai Loại bỏ tiếng ồn

Âm nhạc tăng khả năng tập trung làm việc

Không biết các bạn đã từng nghe đến nhạc Lofi hay chưa? Tôi thấy nhạc lofi trở nên khá phổ biến trong thời gian gần đây. Các bạn có thể tham khảo một số bài viết trên tờ Washington Post hoặc Inc về tác dụng của nhạc Lofi trong công việc. 

Chị Chi Nguyễn cũng mới ra video “Study with me” trong đó có sử dụng nhạc Lofi. Sau khi tham khảo, tôi cũng đang thử nghiệm âm nhạc vào công việc của bản thân. Nếu yêu thích âm nhạc, các bạn cũng có thể thử áp dụng vào cuộc sống nhé. Tôi hy vọng sẽ nhận thêm được nhiều chia sẻ của các bạn về vấn đề này.

Sách giúp cải thiện khả năng tập trung làm việc

Cuốn sách tôi muốn giới thiệu ở đây là cuốn “Deep Work” của Carl Newport. Trạng thái “deep work” được Carl định nghĩa làm làm việc tập trung trong một khoảng thời gian dài liên tục mà không bị xao nhãng bởi bất kỳ yếu tố nào. 

Trong cuốn sách của mình, Carl gợi ý cho bạn một vài cách thức rất hiệu quả để bạn có thể tập trung làm việc. Trong đó có việc tối ưu hóa các nghi thức để làm việc sâu, vượt qua sự chán nản, hạn chế sử dụng mạng xã hội và tối ưu những công việc lặp đi lặp lại không cần sự tập trung cao độ.

Bạn có thể mua cuốn sách này với bản dịch tiếng Việt Làm ra làm,chơi ra chơi.

Lưu ý dành cho bạn

Để tập trung làm việc, tôi nghĩ cũng cần có nguồn năng lượng tích cực. Những việc như ngủ đủ giấc, ăn đủ chất, dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý hay đi dạo hít thở không khí trong lành là cần thiết để có trạng thái tinh thần tuyệt vời nhất khi bắt tay làm việc. Bởi vậy, bạn đừng xem nhẹ những hoạt động này và nên phân bổ thời gian cũng như nguồn lực một cách hợp lý để đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc và cuộc sống.

Cuối cùng, để kết thúc bài viết này, tôi muốn gửi đến các bạn một câu nói của James Clear về sự tập trung. 

“Nghịch lý của sự tập trung:
Tận dụng tối đa MỘT cơ hội và nhiều cơ hội hơn sẽ đến với bạn.
Mạnh dạn di chuyển theo MỘT hướng và nhiều con đường sẽ mở ra trước mắt bạn
Để nhận được nhiều hơn, tập trung vào ít hơn”

Chúc các bạn tập trung làm việc hiệu quả!