Lập Kế Hoạch Một Ngày Thế Nào Để Làm Chủ Công Việc Và Cuộc Sống

Tôi là một người thích lên kế hoạch. Trước đây, tôi hay mua rất nhiều cuốn sổ dễ thương và ghi chép chằng chịt mọi dự định của cuộc sống. Kế hoạch thì liên tục được tạo ra mà kết quả vẫn chẳng đi đến đâu. Tôi không khỏi nghi ngờ về tính hiệu quả của việc lập kế hoạch. Tuy nhiên, khi ngồi lại với chính mình, tôi nhận ra vấn đề nằm ở bản thân vì không biết cách lập kế hoạch phù hợp và hướng tới mục tiêu. 

Bài viết này là hành trình khám phá của cá nhân tôi, khi đi tìm lời giải đáp về lợi ích của việc lập kế hoạch và cách để thực hiện việc này hiệu quả. Nếu bạn có thể theo dõi đến cuối cùng, tôi sẽ dành tặng các bạn một món quà nho nhỏ và thú vị có thể giúp ích cho công cuộc lên kế hoạch của bạn.

Chúng ta cùng bắt đầu nhé! 

Tại sao bạn cần lập kế hoạch cho cuộc sống?

Sau khi thử nghiệm cả việc lập kế hoạch và không lập kế hoạch cho mọi khía cạnh của cuộc sống, tôi nhận ra được một vài lợi ích to lớn của việc có một kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ cho một ngày làm việc của bản thân:

• Lên kế hoạch giúp cho mọi thứ trở nên rõ ràng hơn. Một ngày làm việc không kế hoạch khiến bạn mông lung vì có nhiều việc chờ đợi phía trước nhưng lại không rõ cụ thể là việc gì và sắp xếp thế nào. Bạn nghĩ ra được việc nào thì làm việc đó. Đến cuối ngày, có thể bạn hoàn thành được rất nhiều việc nhưng những việc chính cần làm thì lại chưa xong. Nếu như mọi thứ rõ ràng hơn từ ban đầu, bạn biết rõ được đâu là việc cần làm và nên làm, năng suất làm việc của bạn sẽ được cải thiện đáng kể.

• Lên kế hoạch giúp tăng khả năng sáng tạo. Chuẩn bị trước không giúp bạn có thể xử lý tất cả những chuyện bất ngờ xảy đến. Tuy nhiên, nó giúp bạn suy nghĩ trước về một ngày làm việc sắp tới. Nhờ vậy, bạn có thể tạo ra những ý tưởng hay ho, thú vị để cải thiện công việc và cuộc sống của mình.

• Lên kế hoạch giúp bạn tư duy tốt hơn. Thói quen lập kế hoạch giúp bạn suy nghĩ nhiều hơn về điều bạn muốn làm. Bạn biết được mình cần phải làm những gì để đạt được mục tiêu. Điều này kích thích não bộ tư duy, suy luận và suy nghĩ chín chắn hơn.

• Lên kế hoạch tạo ra động lực. Có một kế hoạch rõ ràng về những điều bản thân cần làm tạo cho bạn một động lực to lớn để tiến về phía trước, dù có phải đối mặt với khó khăn, thử thách.

• Lên kế hoạch giúp bạn giảm thiểu stress. Trước đây, tôi thường xuyên bị mất ngủ vì nghĩ về những chuyện chưa giải quyết xong. Kể từ khi lên kế hoạch, lúc đi ngủ tôi nhắc nhở bản thân rằng mọi chuyện mình lo lắng đã được chuẩn bị chu đáo. Điều này khiến tôi yên tâm hơn vì có cảm giác các vấn đề dường như đã phần nào được giải quyết. Bớt căng thẳng nên tôi cũng dễ đi vào giấc ngủ hơn. 

• Lên kế hoạch là một cách giúp kiểm chứng bản thân hiệu quả. Lập kế hoạch và thực hiện theo kế hoạch không phải là một chuyện dễ dàng. Liệu bạn có đánh bại được sự lười biếng, trì hoãn, xao nhãng để hoàn thành mục tiêu? Kế hoạch chính là liều thuốc thử hiệu nghiệm để bạn thực sự đánh giá bản thân.

Công cụ giúp lập kế hoạch

Có rất nhiều công cụ giúp bạn lên kế hoạch hiệu quả. Có thể kể đến sổ tay planner, các ứng dụng trên máy tính và điện thoại như Google Calendar, Asana, Trello, Notion, Todoist,… 

Bản thân mình hiện tại đang sử dụng kết hợp ba công cụ. Bao gồm:

• Một cuốn sổ tay nhỏ để ghi chép mọi ý tưởng bất chợt xuất hiện trong đầu.
• Google Calendar lên lịch cho những cuộc hẹn với khách hàng, độc giả.
• Notion để lên kế hoạch những việc cần phải làm.

Để lập kế hoạch hiệu quả, làm chủ cuộc sống

Bắt đầu từ mục tiêu của bạn

Darius Foroux cho rằng để lên kế hoạch một ngày bạn nên bắt đầu với những mảnh ghép lớn hơn. Đó là dự định trong 5 năm tới, mục tiêu trong năm sau, kế hoạch tháng và tuần. Trả lời được những câu hỏi này sẽ khiến cho bức tranh trở nên sắc nét và mọi thứ dường như dễ dàng hơn rất nhiều. 

Vì sao? Bởi xây dựng kế hoạch dựa trên mục tiêu sẽ giúp chúng ta chọn lựa những hành động khả thi dẫn đến mục tiêu, loại bỏ được xao nhãng trên con đường của mình. Bạn làm việc hiệu quả hơn, tạo ra được nhiều giá trị và thành công trong cuộc sống.  

Lập kế hoạch cho 5 năm tới

Ngày trước, khi đi phỏng vấn, tôi thường rất khó khăn khi phải chuẩn bị cho câu hỏi bạn muốn trở thành ai trong 5 năm nữa. Với bất kỳ ai trong chúng ta, để trả lời được câu hỏi về kế hoạch 5 năm tới một cách rõ ràng, có lẽ cũng không phải là chuyện đơn giản. Nhiều khi chúng ta còn đang mơ hồ không biết hiện tại mình muốn gì, làm sao có thể biết được 5 năm tới bản thân sẽ trở thành ai. 

Tuy nhiên, câu hỏi này cực kỳ quan trọng. Tôi cho rằng đây là câu hỏi bạn nên liên tục hỏi bản thân mình vì nó mang tính chất định hướng rất cao. Trường hợp của tôi, khi bắt đầu The Introvert Writer vào đầu năm nay, tôi dự định trong 5 năm nữa, mình sẽ trở thành một trở thành author-preneur. Đây là khái niệm tôi học được từ chị Linh Phan. 

Bạn có thể cũng đoán được ý nghĩa nôm na của từ này, có nghĩa là vừa là tác giả sách, vừa là nhà kinh doanh. Theo định nghĩa từ Entrepreneur thì author-preneur là “một doanh nhân cung cấp các sản phẩm và dịch vụ dựa trên (các) cuốn sách của họ.” 

Tôi nghĩ rằng việc xác định mục tiêu 5 năm sẽ trở nên hiệu quả hơn nếu như bạn sử dụng nhật ký (journal) hàng ngày để viết về những mong muốn của bản thân. Hãy nghĩ về mục tiêu lớn nhất bạn thực sự muốn đạt được trong vòng 5 năm tới. Kể cả đó là điều gì đó mơ hồ như kiếm được nhiều tiền hơn chẳng hạn. Dần dần, bạn sẽ tìm ra được những mong muốn thực sự và gỡ rối được nhiều khúc mắc của bản thân nếu duy trì thói quen này trong một thời gian đủ lâu. 

Sau khi biết được bản thân muốn gì, tiếp tục hỏi bản thân những câu hỏi “how” liên tiếp để tìm ra được những mục tiêu nhỏ hơn. Đây chính là cách để bạn tiếp tục với kế hoạch năm, tháng, tuần và ngày. 

Lập kế hoạch cho năm tới

Với kế hoạch năm, ngoài việc lựa chọn cho mình những mục tiêu lớn từ kế hoạch 5 năm, bạn cũng nên nhìn lại những gì đã làm được trong năm cũ và những điều cần cải thiện để tiến gần hơn đến mục tiêu. Khi quyết định, hãy lựa chọn thông minh và vừa sức. Đừng nên ôm đồm quá nhiều thứ mà nên chọn ra điều quan trọng nhất hướng đến thành công. 

Mục tiêu năm năm tới của tôi là trở thành một author-preneur. Để đạt được mục tiêu này, tôi cần phải xuất bản sách, xây dựng thương hiệu, phát triển sản phẩm dịch vụ liên quan. Năm đầu tiên (2021), kế hoạch của tôi là học hỏi và cải thiện kỹ năng viết, phát triển website, fanpage, xây dựng thương hiệu cá nhân.

Ngoài ra, trong New Year Resolution, tôi cũng có những mục tiêu trong những khía cạnh khác như cải thiện sức khỏe, tài chính, dành thời gian cho gia đình, dạy dỗ con cái. Tôi cũng đặt mục tiêu cho những khía cạnh này và tập trung xây dựng những thói quen nhỏ để tối ưu hóa cuộc sống. Ví dụ như thói quen nhảy dây, đi bộ với những quãng đường nhỏ hơn 1km, đọc sách cùng con mỗi tối hay ghi chép chi tiêu. Sau đó, tôi sẽ đưa thêm những hành động này vào danh sách việc cần làm một ngày của mình. 

Lập kế hoạch cho tháng tới

Như đã nói ở trên, kế hoạch một năm của tôi là phát triển bản thân và phát triển The Introvert Writer. Từ đây, tôi lập ra kế hoạch gắn chặt với mục tiêu này. 

Tháng 3, tôi bắt đầu đăng ký khóa học viết và tìm kiếm công việc viết. Tháng 4, tôi vừa tham gia khóa học viết và viết khóa học đầu tiên cho The introvert Writer – khóa học làm blog cá nhân. Tháng 5, tôi cho ra đời khóa học, podcast và viết mini-ebook “Write to Done”. Tháng 6, tôi cho ra đời dịch vụ tư vấn và cuốn mini ebook. 

Tháng 7, tôi cho ra đời dịch vụ tạo blog cá nhân. Tháng 8, tôi tiến hành audit lại website…Cứ như thế, bạn nhìn vào kế hoạch lớn trong năm của mình và chia nhỏ theo từng tháng, (hoặc theo chủ đề bạn muốn như tháng “Blog”, tháng “Khóa học”, tháng “Podcast”) để mỗi tháng bạn có thể hoàn thành được một việc lớn tiến đến mục tiêu. 

Từ tháng 5, do dịch Covid-19 các con tôi nghỉ học ở nhà, điều này không cho phép tôi có thể tiếp tục nhận thêm công việc. Tôi thực hiện điều chỉnh kế hoạch của mình, loại bỏ những điều không cần thiết để tập trung vào đúng mục tiêu đã định. 

Lập kế hoạch cho tuần tới

Trước đây, tôi chưa từng bao giờ dành thời gian để ngồi vào bàn và chuẩn bị kế hoạch cho tuần làm việc sau đó, cho đến khi bắt đầu The Introvert Writer. 

Lúc này, vì có quá nhiều việc bản thân muốn làm và cần xử lý nhưng lại không biết bắt đầu từ đâu, nên hệ quả là nhiều việc quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu chung thì thường xuyên bị bê trễ. 

Tôi bắt đầu ngồi lại và học cách sắp xếp mọi thứ. Không chỉ chuyện công việc mà còn cả vấn đề đi chợ nấu nướng, lo cho con cái học hành và cả những việc riêng tư của bản thân. Buổi tối chủ nhật mỗi tuần là thời gian tôi lên kế hoạch cho tuần tiếp theo. Từ mục tiêu chung của tháng, tôi chia nhỏ ra thành từng tuần. Mỗi tháng tôi chọn cho mình một việc lớn cần phải thực hiện. 

Ví dụ như tháng 10 này, tôi cần hoàn thành xong cuốn sách về tự học. Như vậy, tuần đầu tiên tôi sẽ tiến hành nghiên cứu và lên outline sách, chậm nhất có thể thêm một nửa của tuần thứ hai nữa. Sau đó là tôi sẽ viết liên tục trong vòng hai tuần kế tiếp. Và dành tuần cuối cùng để biên tập, chỉnh sửa và thiết kế minh họa cho cuốn sách. Tôi sẽ sắp xếp việc này xen lẫn những công việc, thói quen hàng ngày của mình.

Lập kế hoạch cho ngày mai

Khi bạn có kế hoạch một tuần thì vẫn chưa hẳn là kết thúc. Sẽ luôn có những chuyện đột xuất khiến bạn cần thực hiện những thay đổi linh hoạt, nhanh chóng. Tôi nghĩ rằng bạn nên dành khoảng 5-10 phút mỗi tối trước khi đi ngủ để lên kế hoạch cho ngày hôm sau. 

Việc này sẽ không hề tốn quá nhiều thời gian của bạn, vì bạn đã có kế hoạch của tuần, tạo được thói quen lên kế hoạch và biết được những thói quen, hoạt động chắc chắn xảy ra trong ngày. Bạn hãy xem lại và thực hiện điều chỉnh cần thiết, như thêm vào những cuộc hẹn mới hoặc loại bỏ những việc không cần thiết. 

Ví dụ: Tôi sắp xếp một số hoạt động theo thói quen vào những khung giờ định trước. 6:00 -7:00 sáng: đi chợ, nấu bữa sáng và chuẩn bị cho con đi học. 12:00 – 13:00:  ăn trưa và nghỉ trưa  trưa. 4:00 chiều: đón con. 5:00 – 7:00: tắm rửa cho con, nấu nướng và ăn tối. 8:00 – 8:30: Viết tự do. 10:00: Check email. 3:45: 15 phút nhảy dây trước khi đi đón con…

Hôm nay tôi vừa nhận được một yêu cầu tư vấn mới vào buổi chiều thứ 6, tôi sẽ thêm vào lịch trình của mình và kiểm tra lại vào buổi tối thứ 5. Hay cuộc hẹn với khách hàng làm blog ngày mai đã bị dời sang tuần sau do khách hàng có việc bận, tôi sẽ loại bỏ việc này ra khỏi lịch làm việc ngày mai của mình.

Tips để bạn lập kế hoạch hiệu quả

Tạo thói quen lập kế hoạch vào một giờ cố định

Thói quen khiến cho mọi việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Tôi đã từng rất nhiều lần nói về điều này trên The Introvert Writer. Khi đã có thói quen, bạn sẽ làm việc hiệu quả                                                                                               

Nhiệm vụ cần rõ ràng cụ thể

Bạn có thể sử dụng phương pháp SMART để đặt cho mình một nhiệm vụ cụ thể. SMART đại diện Specific (Cụ thể), Measurable(Có khả năng đo lường), Achievable (Khả thi), Realistic (Thực tế), and Timely (Thời gian). Nghĩ về những yếu tố này để đặt ra nhiệm vụ. Ví dụ về một mục tiêu SMART có thể là: Hoàn thành bài blog 1000 từ có tiêu đề “Lên kế hoạch một ngày thế nào để làm chủ công việc và cuộc sống” trước ngày 05/10/2021.

Bạn cũng có thể nghĩ về những câu hỏi như về cách thức, địa điểm, thời gian khi đặt ra nhiệm vụ. Kinh nghiệm của tôi cho thấy nhiệm vụ càng rõ ràng cụ thể, bạn càng có khuynh hướng tuân thủ và thực hiện tốt.

Ưu tiên nhiệm vụ quan trọng nhất

Rất nhiều người trong chúng ta bắt đầu một ngày với hàng tá những việc phải làm tuy nhiên đến cuối ngày thì mọi việc vẫn còn y nguyên. Có thể chúng ta hoàn thành được một số việc, nhưng việc quan trọng nhất thì chẳng tiến triển là bao.

Giải pháp ở đây đó là chỉ lựa chọn một nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày để thực hiện. Bạn sẽ phân vân rằng liệu mình có thể hoàn thành mục tiêu nếu chỉ làm một nhiệm vụ trong ngày. Hãy thử bắt đầu ngày mới bằng cách hỏi bản thân đâu là việc mà bạn cần làm để làm việc có trọng tâm hơn. Và kết quả sẽ khiến bạn ngạc nhiên

Một khi bạn thành thật với bản thân và biết rõ mình muốn gì, chắc chắn bạn có thể hoàn thành ít nhất một công việc quan trọng nhất trong ngày. Theo thời gian, một tuần bạn có thể hoàn thiện được 5-7 việc lớn. Tất nhiên, không phải chúng ta chỉ có thể hoàn thiện 1 việc trong ngày. Hoàn thành được công việc quan trọng nhất sẽ khiến bạn có thêm động lực rất lớn để làm những việc tiếp theo. Như vậy, bạn sẽ làm việc năng suất hơn.

Sử dụng Pomodoro cho những nhiệm vụ kéo dài cần tập trung cao độ

Một khi đã xác định được những nhiệm vụ cụ thể, đã đến lúc bạn hành động. Tuy nhiên, đối mặt với những đầu việc cần tập trung trong thời gian dài không dễ dàng. Sẽ rất khó để ngồi làm việc liên tục trong vòng 3-4 tiếng. Bạn nên chuẩn bị cho mình một vũ khí để làm việc hiệu quả hơn. Cách tôi thường sử dụng là Pomodoro. 

Tôi thường làm việc theo Pomodoro 40/10 hoặc 50/10. Lúc này công việc của bạn sẽ được chia nhỏ ra thành:

• 40 hoặc 50 phút làm việc, 10 phút nghỉ x 2
• Sau 2 Pomodoro này, nghỉ 30 phút

Đừng quên cộng thêm thời gian dự phòng

Ngày trước, khi lập kế hoạch cho bản thân, tôi thường viết một thời gian biểu chi tiết từ 7:00 sáng cho đến 9:00 tối. Khoảng thời gian này kín kẽ, không sai một phút nào khiến thi thoảng tôi cũng tự hỏi, liệu khi mình có vấn đề về sức khỏe, đột nhiên có khách đến chơi nhà, mất điện không báo trước thì mọi kế hoạch sẽ tiến hành ra sao?

Trong cuộc sống, sẽ có lúc bạn đối mặt với những vấn đề như vậy. Với mỗi nhiệm vụ, tùy theo tình trạng của mình, bạn nên thêm vào một khoảng thời gian phù hợp để dự phòng những trường hợp bất ngờ. Để biết được nên thêm vào bao phút, bao nhiêu giờ, hay thậm chí cả một ngày, bạn đừng quên thực hiện bước tiếp theo sau đây.

Trải nghiệm, xem xét và thực hiện điều chỉnh

Mỗi ngày trôi qua, hãy ngồi lại và đánh giá những công việc mình đã làm được. Ngày hôm nay trôi qua thế nào? Bạn có hài lòng với những gì mình đã thể hiện? Có điều gì bạn còn thấy tiếc nuối vì đã làm chưa tốt? Bạn muốn cải thiện điều gì cho hôm sau?

Đừng xem thường việc nhìn lại những gì đã qua. Tôi cho rằng đây là việc làm cực kỳ quan trọng giúp bạn nhận thức về tiến độ thực hiện mục tiêu của bản thân, những vấn đề gặp phải, những sự kiện bất ngờ xảy đến, những điều bạn muốn thay đổi và có thể cần định hướng lại. Liên tục nhìn lại và điều chỉnh cho phù hợp sẽ giúp cho bạn luôn chủ động trong mọi tình huống của cuộc sống, giúp bạn tự tin hơn và phát huy được tối đa năng lực vốn có của bản thân.

Món quà nhỏ dành tặng bạn:

Tôi muốn dành tặng bạn một template có sẵn giúp bạn lập kế hoạch hiệu quả. Bạn có thể download planner template để in ra và sử dụng nhé.